در بیان مفهوم دفاتر حسابداری چیست، مهمترین ابزار کار یک حسابدار می باشد و نیز دفاتر حسابداری اولین مواردی است که هر کس باید در علم حسابداری با آن آشنا باشد زیرا یک حسابدار باید به صورت روزمره اسناد و اطلاعات حسابداری را در این دفاتر ثبت کند. در این مقاله سعی داریم شما را با دفاتر حسابداری انواع دفاتر حسابداری و همچنین چه زمانی باید دفاتر حسابداری را دریافت نماییم و سایر موارد مرتبط با دفاتر حسابداری آشنا نماییم مطالب این مقاله برای دانش آموزان هنرستان و نیز دانشجویان حسابداری مفید و قابل استفاده می باشد.
دفاتر حسابداری (دفاتر قانونی چیست)
در تعریف این سوال که دفاتر حسابداری چیست باید بگوییم که دفاتر قانونی محل ثبت کلیه رویدادهای مالی بعد از ثبت در اسناد حسابداری هستند. در واقع رویدادهای مالی بعد از اینکه در اسناد حسابداری ثبت شدند و به تایید مدیریت رسیدند در دفاتر حسابداری که توسط قانون تعیین شده است ثبت و نگهداری می شوند. به این دفاتر که توسط قانون مورد تایید است در اصطلاح دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی حسابداری می گویند. لازم به ذکر است که قبل از ثبت هر گونه عملیات حسابداری در دفاتر قانونی باید این دفاتر از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و یا ادارات امور مالیاتی امضاء پلمپ و ثبت شود زیرا در پایان هر سال مالی دفاتر قانونی باید توسط کارشناس مالیاتی بررسی و تایید شود.
انواع دفاتر حسابداری کدامند؟
مفهوم دفاتر حسابداری چیست به شکل گسترده انواع دفاتر حسابداری را نیز مد نظر قرار می دهد. دفاتر حسابداری در مجموع به دو قسمت اصلی تقسیم می شوند دفاتر رسمی (قانونی) و دفاتر غیر رسمی یا کمکی تقسیم می شوند که در ذیل به تعریف هر کدام اشاره می کنیم.
دفاتر رسمی (قانونی) دفاتری هستند که طبق قانون حتما باید تهیه و تنظیم شوند و در این مورد اجبار قانونی وجود دارد. دفاتر رسمی و قانونی به دو دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می شوند.
دفاتر غیر رسمی (کمکی) دفاتری هستند که اجباری برای تهیه آن ها وجود ندارد و تنها به منظور ایجاد سهولت و دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها تنظیم می شوند. دفتر معین معروف ترین دفتر غیر رسمی محسوب می شود.
دفاتر حسابداری چه اهمیتی دارند؟
برای داشتن دفاتر قانونی در تمام شرکت ها و بنگاهای اقتصادی اجبار قانونی وجود دارد زیرا این دفاتر وضعیت حساب های یک مجموعه را از نظر بدهکار یا بستانکار بودن مانده حساب به طور واضح منعکس می کنند همچنین دفاتر حسابداری اسناد رسمی مستدلی برای کاهش اشتباهات در حسابداری به خصوص در زمینه عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی یا هرگونه اشتباه دیگری مثل ثبت تکراری رویدادهای مالی هستند دلیل دیگر، انعکاس تمام جزئیات مربوط به رویدادهای مالی در تمام ابعاد است مانند تاریخ مقدار معامله بدهکاری و بستانکاری هر حساب، دفاتر حسابداری اطلاعات مالی را به ترتیب زمان رخداد دسته بندی می کنند و در دسترسی های بعدی اطلاعات خوبی به کاربر ارائه می نماییند.
چه زمانی باید دفاتر قانونی حسابداری دریافت کنیم؟
طبق قانون همه اشخاص حقوقی و همچنین همه اشخاص حقیقی که موظف به تنظیم دفاتر قانون هستند باید پیش از سال مالی جدید، اقدام به دریافت دفتر قانونی یا همان دفاتر حسابداری خودشان کنند. البته برای برخی از کسب‌وکارها این‌گونه نیست که فقط یک بار قبل از شروع سال مالی اقدام به دریافت دفتر قانون کنند، بلکه طی سال نیز چندین بار پس از اتمام هر دفتر، اقدامات قانونی را برای دریافت آن انجام می‌دهند.
بیشتر بدانید: پشتیبانی سپیدار
اشتباهاتی که در تحریر دفاتر قانونی اتفاق می افتد؟
برخی از مهمترین اشتباهات در تحریر دفاتر قانونی شامل موارد زیر می شود.
- دریافت نکردن دفاتر قانونی
- وجود مغایرت بین اطلاعاتی که در دفتر ثبت شده با اطلاعاتی که در نرم‌افزار حسابداری است
- تاخیر بیش از حد مجاز در ثبت اطلاعات (بیش از 15 روز)
- رعایت نکردن اصول دفترنویسی
- جا انداختن یا ثبت اشتباه سند حسابداری
موارد مهم در تحریر دفاتر حسابداری؟
ثبت اطلاعات مالی سازمان ها شرکت ها و بنگاه های اقتصادی در دفاتر حسابداری شامل مقررات و قوانینی می باشد که عبارتند از:
- نوشتن دفاتر با مداد و ابزارهایی که به سهولت قابل محو شدن میباشد ممنوع است.
- برای ثبت رویدادهای مالی در هر سال باید از دفاتر همان سال استفاده کرد و ثبت رویدادهای مالی دو سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
- نوشتن دفاتر به صورت دستی الزامی است و استفاده از نرم افزارهای حسابداری دلیلی برای ننوشتن دفاتر نمی باشد.
- در شرکتهایی که از نرم افزار مالی استفاده نمی شود، رویدادهای هر روز باید در همان روز انجام در دفتر روزنامه وارد شود.
- کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه، باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد در دفتر کل وارد شود.
- نکته: تاخیر در ثبت دفتر اگر به قصد سو استفاده نباشد (به تشخیص اداره امور مالیاتی)، تا 15 روز مجاز است.
- نکته: تاخیر در ثبت برای شرکتهایی که جدید التاسیس هستند، تا 30 روز از تاریخ تاسیس مجاز است.
- شرکتهایی که از نرم افزار مالی استفاده می‌کنند، می‌توانند خلاصه ای از عملیات ماهانه را که در نرم افزارهای مالی وارد شده است، تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت کرده و به دفتر کل منتقل کنند.
شرکت چرتکه پلاس یکی از کار آمدترین شرکت ها در زمینه خدمات مالی و حسابداری و نیز حسابرسی می باشد شما برای مشاوره و نیز
خرید نرم افزار سپیدار می توانید از مشاوران متخصص و مجرب شرکت چرتکه پلاس کمک بگیرید برای آگاهی از خدمات با مشاورین شرکت چرتکه پلاس تماس بگیرید.
ثبت ديدگاه