بایگانی اسناد حسابداری دارای اصول و روش هایی است که ثبت و استفاده از اطلاعات و اسناد حسابداری را تسهیل می کند از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری می کند زیرا در دنیای تجارت اطلاعات صحیح و دقیق مهمترین ابزار برای بهره برداری بهینه از فرصت ها و مقابله با تهدیدات است اطلاعات اسناد و سوابق برای مشاغل و سازمان ها مهم می باشد از این رو مدیریت دسته بندی و سازمان دهی آنها امری مهم و ضروری است که بایگانی فرایندی برای مدیریت این اسناد می باشد. در این مقاله شما را با بایگانی اسناد حسابداری آشنا می کنیم.
بایگانی اسناد حسابداری چیست؟
در بایگانی اسناد حسابداری هر رویداد مالی را که حداقل یک بدهکار و یک بستانکار داشته باشد و در دوره مالی خاصی اتفاق افتاده باشد سند حسابداری می‌نامند. بایگانی هر نوع سند که شخص یا سازمانی آن را به وجود آورده، فرایند اداری آن پایان یافته و در آینده احتمال رجوع به آن وجود دارد، بایگانی اسناد حسابداری تعریف میشود. این سندها می‌توانند نامه، عکس، فیلم، گزارش و… باشند.
هدف بایگانی اسناد حسابداری چیست؟
در بایگانی اسناد حسابداری از پاک شدن ناگهانی اطلاعات مهم جلوگیری می شود و دسترسی به اطلاعات طبقه بندی شده را به افراد مناسب می دهد زیرا اسناد در سازمان‌ها اطلاعات مهمی در خود دارند که به مدیران سازمان کمک می‌کنند با پردازش آنها تصمیم‌گیری کنند و به طور منظم رشد کلی سازمان را رصد کنند. بایگانی درست و اصولی امکان دسترسی سریع به اسناد با کم‌ترین هزینه را فراهم می‌کند. هم‌چنین بایگانی اسناد به انطباق کار سازمان بر قانون کمک می‌کند و در مواقع ضروری می‌توان از اسناد بایگانی‌شده به‌عنوان مدرکی قانونی استفاده کرد.
روش های بایگانی اسناد در حسابداری
بایگانی ها بر اساس طول عمر به سه دسته جاری نیمه جاری و راکد تقسیم می شوند که هر کدام عبارتند از:
- بایگانی جاری: این نوع بایگانی برای حفظ و نگهداری اسناد فعالی است که به صورت دائمی موردنیاز هستند.
- بایگانی نیمه جاری: این نوع بایگانی برای حفظ و نگهداری اسناد فعالی که بر حسب نیاز به آنها مراجعه میشود استفاده میشود.
- بایگانی راکد: این نوع بایگانی مخصوص اسناد و مدارکی است که کارایی خود را از دست داده‌اند و در آینده نیز مورد استفاده قرار نخواهند گرفت، ولی بر اساس احکام قانونی باید تا مدت مشخصی در شرکت وجود داشته باشند. این اسناد می‌توانند با همان شماره و کد قبلی بایگانی شوند و یا در دسته‌بندی مخصوص اسناد راکد جای گیرند.
بیشتر بدانید: پلمپ دفاتر حسابداری چیست
اصول بایگانی اسناد حسابداری چیست؟
بایگانی اسناد در حسابداری به طور کلی دارای اصولی است که در سه مرحله ایجاد ، به کار گیری و استفاده و تعیین تکلیف می باشد که در ذیل به آنها می پردازیم.
- مرحله ایجاد: در این مرحله هدف مهار و کاهش تولید سوابق است. اقدامات مؤثری در راستای رسیدن به این هدف راه‌گشا هستند به چند مورد از آنها اشاره می‌کنیم:
- نظارت و جلوگیری از تکثیر بی‌رویه سوابق
- نظارت بر دریافت سوابق
- به‌کارگیری روش‌های استاندارد در فرایند تنظیم سندها
- استانداردسازی فرم‌ها
- استانداردسازی نوع کاغذ و پوشه‌ها
- مرحله به‌کارگیری و استفاده: در این مرحله هدف اصلی دسترسی آسان به مدارک است. در زیر به چند روش برای رسیدن به این هدف اشاره می‌کنیم:
- تدوین اصول و روش‌های تشکیل پرونده
- بالاتر بودن پرونده‌های ضروری
- راکدسازی پرونده‌های غیرفعال
- جداسازی پرونده‌های راکد
- تهیه‌ی تجهیزات مناسب
- مرحله تعیین تکلیف: در این مرحله همه اسناد و مدارک موجود مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند و به آرشیو اصلی انتقال می‌یابند. این مرحله مهمترین مرحله است که اطلاعات زیادی را در خود جای داده است. نکته مهم این است که ارزشیابی از همان مرحله ایجاد نیز نقش خود را به صورت پنهان ایفا می‌کند.
نحوه بایگانی اسناد حسابداری در زونکن
یکی از روش های بایگانی اسناد کاغذی، بایگانی در زونکن است طبقه بندی اسناد در زونکن بر اساس چند معیار می باشد که این معیارها در نحوه ی مدیریت کردن اسناد و حست وجوی آنها بسیار موثر می باشد این معیارها عبارتند از:
- حروف الفبا: در این نوع بایگانی، دسته‌بندی بر اساس ترتیب حروف الفبا انجام میشود. برای مثال اسناد و مدارک مربوط به افراد و کارکنان بر اساس نام آنها و معیار حروف الفبا مرتب می‌شوند.
- اعداد: منظور استفاده از اعدادی است که هرکدام مفهوم خاص و قراردادی خود را دارند. برای مثال معیار می‌تواند شماره پرسنلی افراد باشد.
- ترکیبی از اعداد و الفبا: منظور حروف و اعدادی است که هرکدام به صورت قراردادی بیان‌کننده دسته‌بندی خاصی باشد.
- موضوع: از رایج‌ترین، دقیق‌ترین و در عین حال مشکل‌ترین روش‌های بایگانی، بایگانی بر اساس موضوع است، به این ترتیب که ابتدا موضوعات اصلی تحت عناوین مشخص‌شده بایگانی می‌شوند و اگر عنوانی قابل تفکیک به عناوین فرعی باشند به دسترسی آسان‌تر کمک می‌کند. موضوعات بهتر است بر اساس حروف الفبا نیز مرتب شوند.
- رنگ‌ها: در جایی که تعداد پرونده‌ها چندان زیاد نیست می‌توان بر اساس رنگ زونکن و پوشه نیز آنها را دسته‌بندی کرد. هر رنگ را به اسناد خاصی اختصاص داد.
- منطقه جغرافیایی: زمانی که ملاک مراجعه به مدارک شهر و مناطق مختلف جغرافیایی باشد از این معیار استفاده میشود.
- تاریخ: در پرونده‌هایی که ملاک مراجعه به آنها سال، ماه، هفته و روز است و باید در تاریخ معین برای آنها اقدام خاصی کرد از این معیار استفاده میشود.
در اینجا چند نکته برای مدیریت درست بایگانی اسناد کاغذی مطرح می‌کنیم:
- اسناد را پیش از بایگانی بررسی کنید: با این اقدام، از بایگانی مدارک غیرضروری جلوگیری میشود و حجم مدارک به‌صورت بی‌رویه زیاد نمی‌شود. این کار موجب صرفه‌جویی در فضای بایگانی میشود.
- مکان مناسبی برای بایگانی انتخاب کنید: محل بایگانی نباید زیاد از محل کار دور باشد و دسترسی به آن باید ساده و راحت باشد.
- برای نام‌گذاری پوشه‌ها روش ثابتی داشته باشید: نام‌گذاری باید به صورتی باشد که در یک نگاه به شخص استفاده‌کننده از مدارک اطلاعات لازم را بدهد.
- اسناد مهم را از اسناد غیر مهم جدا کنید: اسناد مهم باید در جایی که دسترسی به آن برای افراد محدودی میسر است ذخیره شوند.
- کارهای ناتمام را از کارهای تمام‌شده جدا کنید: پرونده‌های باز باید دردسترس‌تر باشند. در بازه‌های زمانی مشخص پرونده‌هایی که دیگر روی آنها کار نمی‌کنید را در جای خود بگذارید.
در نهایت آنکه شما با کمک نرم افزارهای حسابداری جدید نگران محاسبات و بایگانی اسناد مختلف نباشید با خرید نرم افزار حسابداری از شرکت چرتکه پلاس خیال خود را بابت انجام امور مالی کسب و کارتان راحت کنید مشاوران و متخصصان شرکت چرتکه پلاس به طور هوشمندانه ای شما را در مدیریت امور مالی و حسابداری شرکت خود یاری می رسانند.
پل ارتباطی شما با مشاوران شرکت چرتکه پلاس شماره تلفن 09900300025، 09900300026 می باشد
ثبت ديدگاه